Et au milieu de tout ça, vous devez retrouver des documents éparpillés aux quatre coins de la maison. Le testament se trouve peut-être chez le notaire, ou alors dans le tiroir de la cuisine. Les polices d'assurance dorment quelque part entre deux factures. Le code pour déverrouiller le téléphone ? Impossible de le deviner. Ce scénario épuisant, des milliers de familles suisses le traversent chaque année à l’un des moments les plus difficiles de leur existence. Pourtant, une solution simple existe pour éviter ce chaos à vos proches : centraliser tous vos documents importants dans un espace sécurisé. Loin d'être morbide, cette démarche constitue au contraire un immense cadeau que vous leur ferez.
Le casse-tête administratif après un décès
À la mort d'un proche, les démarches administratives sont nombreuses et complexes. Il faut déclarer le décès à l'état civil dans les deux jours, contacter les assurances, résilier les abonnements téléphoniques, clôturer les comptes bancaires, gérer la succession, payer les factures en cours. Chaque organisme demande des documents différents. Sans compter les mots de passe pour accéder aux comptes en ligne qui se multiplient. Quand tout est éparpillé entre le coffre à la banque, le tiroir du bureau, l'ordinateur (lui aussi souvent protégé par un mot de passe) et peut-être même chez le notaire, mettre la main sur un papier important devient un parcours du combattant. Et tout ça pendant que vous êtes en deuil, épuisé émotionnellement, incapable de vous concentrer vraiment.
Qu'est-ce qu'un espace centralisé sécurisé ?
Un espace centralisé, c'est simplement un lieu unique où vous rassemblez tous vos documents importants. Cela peut prendre plusieurs formes. La version physique traditionnelle : une chemise ou un classeur clairement identifié, rangé dans un endroit connu de vos proches, contenant les copies de tous vos papiers essentiels. La version numérique moderne : un dossier protégé par mot de passe sur votre ordinateur, ou mieux, un service en ligne sécurisé spécialisé dans la conservation de documents. L'idéal étant plutôt la version dématérialisée puisque non seulement plusieurs personnes peuvent y avoir accès en même temps mais aussi parce qu’il est plus simple d’y mettre à jour les informations. Avec Everlife, dans le cadre de votre contrat de prévoyance funéraire, vous disposez d’un accès à un espace sécurisé pour vos documents. En quelques clics vous pouvez stocker l’essentiel y compris vos accès et mots de passe et les transmettre à vos personnes de confiance.
Quels documents centraliser absolument ?
Commençons par les indispensables : vos papiers d'identité et d'état civil. Carte d'identité, passeport, livret de famille, certificats de naissance, de mariage, et de divorce si c'est votre cas. Pour les résidents étrangers, le permis de séjour rejoint cette liste.
Ensuite, vos dispositions personnelles. Le mandat pour cause d'inaptitude et les directives anticipées doivent être facilement accessibles, pas enfouis au fond d'un tiroir. Ces documents cruciaux disent qui vous représente légalement et quelles sont vos volontés médicales si vous ne pouvez plus décider par vous-même. Votre testament aussi, ou au minimum l'indication précise de chez quel notaire il se trouve. Et tant qu'à faire, ajoutez vos souhaits concernant vos funérailles : inhumation ou crémation, cérémonie religieuse ou civile, musiques que vous aimeriez, personnes à prévenir en priorité.
Côté prévoyance, rassemblez vos certificats AVS/AI et vos attestations de caisse de pension (LPP). Ces papiers déterminent les droits aux rentes pour vous ou vos survivants. N'oubliez pas vos contrats de 3e pilier, qu'ils soient 3a ou 3b. Beaucoup de Suisses ont plusieurs contrats dispersés chez différents prestataires et finissent par les oublier.
Pour vos finances, tenez une liste complète et actualisée de tout : comptes bancaires, comptes postaux, placements, titres, sans oublier les éventuels actifs numériques comme les cryptomonnaies. Notez aussi vos crédits et hypothèques en cours, histoire que vos proches sachent exactement ce qu'il reste à payer.
Enfin, centralisez tout ce qui touche à vos biens et obligations courantes. Vos polices d'assurances privées (maladie, ménage, responsabilité civile), vos titres de propriété si vous êtes propriétaire ou vos contrats de bail si vous êtes locataire. Faites une liste de tous vos abonnements et contrats : téléphone, internet, leasing de voiture, services divers, avec les coordonnées pour les résilier. Ajoutez vos dernières déclarations fiscales et leurs justificatifs. Et pensez aux accès à vos comptes numériques, pour permettre à la personne de confiance désignée de gérer l'ensemble de vos affaires le moment venu.
Les identifiants et mots de passe
Notre vie numérique complique singulièrement les choses. Nous avons tous des dizaines de comptes en ligne : banque, assurances, administration, réseaux sociaux, boîtes mail, abonnements divers. Sans les mots de passe, vos proches se retrouveront bloqués pour accéder à des informations essentielles ou même pour fermer ces comptes. Certaines banques suisses exigent même l'accès à la boîte mail du défunt pour clôturer les comptes en ligne. La solution ? Utiliser un gestionnaire de mots de passe sécurisé et indiquer dans vos documents centralisés comment y accéder. Ou simplement tenir une liste actualisée des principaux comptes avec leurs identifiants, conservée dans votre espace sécurisé.
Actualiser régulièrement, le défi de la durée
Créer cet espace centralisé n'est pas une opération unique. Vous changez de banque ? Mettez à jour vos informations. Vous souscrivez une nouvelle assurance ? Téléchargez votre nouveau contrat d’assurance. Vous modifiez votre testament ? Remplacez l'ancienne version. L'idéal est de prévoir un moment chaque année, par exemple au moment de la déclaration d'impôts, pour vérifier que tout est à jour. Pensez aussi à informer vos proches si vous changez l'emplacement de ces documents ou les modalités d'accès. Un espace centralisé obsolète peut être pire que pas d'espace du tout, car vos proches penseront avoir toutes les informations alors que des éléments importants manqueront.
Un geste d'amour envers vos proches
Organiser ses documents peut sembler fastidieux, voire déprimant. On se dit qu'on a le temps, qu'on le fera plus tard, que ce n'est pas urgent. Pourtant, personne ne connaît le moment de son départ. Un accident, une maladie foudroyante, et tout bascule. En prenant quelques heures maintenant pour centraliser vos documents importants, vous épargnez à vos proches des jours, voire des semaines de recherches épuisantes au pire moment de leur vie. Vous leur permettez de se concentrer sur l'essentiel : faire leur deuil. C'est un acte bienveillant, une preuve d'amour concrète. Alors ne remettez plus la centralisation de vos documents à plus tard. Commencez à rassembler l’essentiel, vous verrez qu'en pratique c’est moins fastidieux que vous ne le pensez !
