Comment obtenir un acte de décès ?

Certificat de décès ou acte de décès ?

• Le certificat de décès, parfois appelé certificat de constatation selon les cantons, est rédigé par un médecin. Il constate médicalement la mort et en précise le lieu, la date, l'heure, ainsi que le caractère naturel ou non de la cause.
• L'acte de décès est délivré par l'office de l'état civil. C'est un document d'état civil, au même titre que l'acte de naissance. Il contient le nom, le prénom, le lieu du décès, le conjoint, la filiation, la commune d'origine et la commune de résidence.

Le premier est un constat médical. Le second est une preuve juridique. C'est le second que réclament les banques, les assureurs et le notaire.

À ne pas confondre non plus avec l'avis de décès, qui est une annonce publique et n'a aucune valeur administrative.

Première étape : la constatation du décès par un médecin

Si le décès survient dans un hôpital, un EMS, une institution ou une maison de retraite, les équipes médicales sur place ou le médecin référent s'en occupent. Vous n'avez rien à faire.

À domicile, c'est à la famille d'appeler un médecin. Le médecin de famille, ou le centre de garde s'il n'est pas disponible, ce qui arrive souvent la nuit. Dans les lieux publics, en cas de mort suspecte ou d'accident de la circulation, c'est la police qu'il faut contacter.

Le médecin rédige alors le certificat et le transmet à l'office de l'état civil. D'autres documents peuvent être demandés pour prouver l'identité du défunt : carte d'identité, passeport, livret de famille.

Deuxième étape : l'annonce à l'office de l'état civil

L'office compétent est celui du lieu du décès. Pas celui du domicile du défunt, ni celui de sa commune d'origine. Si votre père vivait à Lausanne mais est décédé à l'hôpital de Fribourg, c'est Fribourg qui enregistre.

Dans la plupart des cas, l'ensemble de la procédure est effectué par l'entreprise de pompes funèbres, sur procuration. Vérifiez simplement que c'est bien prévu dans le contrat, parce que ce n'est pas systématique.

C'est là que les délais et les tarifs entrent en jeu.

L'émolument est de CHF 30.-, plus les frais de port. Ce montant est fixé par le droit fédéral, il est donc identique dans tous les cantons. Comptez environ CHF 1.50 de port pour un envoi en Suisse, CHF 5.- vers l'étranger.

Les délais, eux, varient. Le Valais annonce 5 jours ouvrables après réception du paiement, Vaud 7 jours ouvrables pour une commande en ligne, Fribourg jusqu'à 10 jours. Fribourg précise « dans un délai maximum de 7 jours ouvrables, souvent avant ». Aucun office ne délivre l'acte avant d'avoir été payé.

La numérisation progresse à des vitesses différentes. Vaud propose la commande en ligne via un registre entièrement numérisé. Genève aussi, avec paiement par carte et pièce d'identité scannée.

Qui a le droit de le demander ?

L'acte n'est délivré qu'aux ayants droit : le conjoint survivant, les descendants directs y compris les petits-enfants, les frères et sœurs du défunt. Il faut pouvoir attester du lien, avec un livret de famille ou une pièce d'identité.

Toute autre personne doit présenter une procuration. C'est d'ailleurs sur cette base que les pompes funèbres agissent.

Et pour une commande ultérieure, plusieurs mois après, l'office peut demander de justifier l'usage prévu. Protection des données oblige.

Combien d'exemplaires faut-il commander ?

Chaque organisme veut son exemplaire, et beaucoup ne rendent pas les originaux. La banque, l'assurance-vie, la caisse de pension, le notaire, le registre foncier, l'employeur. Une famille qui en commande un seul recommencera la démarche trois fois, à CHF 30.- l'unité, en perdant une semaine à chaque fois.

Comptez large dès le premier envoi. Notre check-list décès vous donne la liste des interlocuteurs à contacter, ce qui vous permet de compter avant de commander.

Ce qui part tout seul, ce qui reste à votre charge

• Du côté public, la transmission est automatique. La commune, l'AVS, le tribunal de paix sont informés sans que vous ayez à lever le petit doigt.
• Du côté privé, rien ne se passe. Les banques, les assureurs, les caisses de pension, les opérateurs de téléphonie, le bailleur : tout reste à la charge des proches. Et il y a une exception publique qui piège beaucoup de familles, le registre foncier, qui n'est pas notifié automatiquement et doit être informé par la famille.

L'acte de décès est un document essentiel pour les démarches, mais il ne les remplace pas. C'est l'objet de notre article sur la marche à suivre en cas de décès, et c'est aussi la raison pour laquelle vous aurez besoin du certificat d'héritier, qui est un tout autre document.

Et si le décès survient à l'étranger ?

Les délais explosent. L'acte de décès étranger doit être légalisé par la représentation suisse sur place, ambassade ou consulat, avant d'être reconnu ici. Le décès doit ensuite être transcrit dans le registre suisse.

Comptez plusieurs semaines, parfois plusieurs mois. C'est le cas de figure où l'anticipation change le plus les choses. En effet, les obsèques à l'étranger demandent davantage de préparation que les décès sur le territoire helvétique. 

Pour les décès survenus depuis 2005, l'acte fédéral est établi en trois langues : allemand, français, italien. Pour les décès antérieurs, il existe un acte international à cinq langues, au standard de la Commission internationale de l'état civil. Utile si un organisme étranger réclame le document.

Everlife et l'accompagnement aux formalités après obsèques

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